회사에 처음 입사하면 모르는 것이 많은 게 자연스럽습니다.
업무 프로그램을 사용하는 방법부터 파일이 저장된 위치, 회사에서 사용하는 표현, 보고 방식까지 처음 접하는 내용이 계속 생깁니다.
그런데 신입사원 입장에서는 모르는 것보다 질문하는 일이 더 어렵게 느껴질 수 있습니다.
“이 정도도 모른다고 생각하면 어떡하지?”
“지금 물어봐도 되는 타이밍일까?”
“조금 더 찾아본 다음 질문해야 하나?”
이런 고민을 하다 보면 혼자 너무 오래 붙잡고 있거나, 반대로 궁금한 것이 생길 때마다 바로 질문하게 될 수도 있습니다.
질문을 잘한다는 건 질문을 적게 하는 것이 아닙니다.
필요한 순간에 상대방이 상황을 빠르게 이해하고 답할 수 있도록 질문하는 것이 중요합니다.
질문하기 전에 짧게 확인해보세요
궁금한 내용이 생겼다고 바로 질문하기보다 먼저 확인할 수 있는 부분이 있는지 살펴보는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음 정도는 짧게 확인할 수 있습니다.
업무 메모
기존에 사용한 파일
팀 공용폴더
회사 내부 매뉴얼
이전에 받은 메신저나 이메일
이미 설명을 들었던 내용이 자료에 남아 있을 수도 있기 때문입니다.
하지만 너무 오래 혼자 찾을 필요는 없습니다.
몇 분 정도 확인했는데 기준이 명확하지 않거나, 답을 모르면 다음 업무를 진행할 수 없는 상황이라면 질문하는 편이 낫습니다.
핵심은 질문을 하지 않는 것이 아니라, 내가 확인할 수 있는 부분을 먼저 확인한 뒤 필요한 내용을 묻는 것입니다.
막연하게 묻기보다 현재 상황을 먼저 설명하세요
상대방이 가장 답하기 어려운 질문 중 하나는 이런 형태입니다.
“이거 어떻게 하면 되나요?”
질문한 사람은 상황을 알고 있지만, 상대방은 처음부터 다시 상황을 확인해야 합니다.
조금만 바꾸면 훨씬 답하기 쉬운 질문이 됩니다.
예를 들어 월간보고서를 작성하는 상황이라면,
“현재 8월 월간보고서를 작성하고 있습니다. 지난달 자료를 확인해보니 온라인과 오프라인 매출을 나눠서 작성했는데 이번 달도 같은 방식으로 정리하면 될까요?”
라고 물을 수 있습니다.
질문의 기본 순서는 이렇게 생각하면 쉽습니다.
현재 상황 → 내가 확인한 내용 → 궁금한 부분 → 질문
어디까지 확인했는지 함께 말하세요
질문할 때 내가 확인한 내용을 함께 알려주면 상대방이 답하기 쉬워집니다.
예를 들어 필요한 파일을 찾지 못했다고 해보겠습니다.
“파일이 어디에 있나요?”
라고 물을 수도 있습니다.
하지만 이렇게 말하면 더 구체적입니다.
“공용폴더의 월간보고 폴더와 지난달 자료까지 확인했는데 이번 달 매출 원본 파일을 찾지 못했습니다. 혹시 다른 폴더에 저장되어 있을까요?”
이렇게 질문하면 상대방은 이미 확인한 위치를 다시 설명할 필요가 없습니다.
무엇을 확인했고 어디에서 막혔는지가 한 번에 전달됩니다.
여러 질문이 있다면 가능한 범위에서 모아서 물어보세요
업무를 하다 보면 궁금한 내용이 하나씩 생길 수 있습니다.
그때마다 메신저를 보내면 상대방의 업무 흐름을 여러 번 끊을 수 있습니다.
바로 확인하지 않아도 되는 질문이라면 메모해두었다가 한 번에 묻는 것도 좋은 방법입니다.
예를 들어 이렇게 정리할 수 있습니다.
“월간보고서 작성하면서 세 가지 확인할 내용이 있습니다.
- 반품 금액은 매출에서 제외하는지
- 온라인과 오프라인 매출을 구분하는지
- 그래프는 지난달과 같은 형식을 사용하는지
위 세 가지 확인 부탁드립니다.”
이렇게 하면 상대방도 어떤 내용을 답해야 하는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
반대로 답변이 없으면 현재 업무를 더 진행할 수 없는 질문이라면 굳이 모아두지 말고 바로 확인하는 것이 좋습니다.
선택지가 있다면 내 생각도 함께 말해보세요
모든 업무에 정답이 있는 것은 아닙니다.
A 방식과 B 방식 모두 가능해서 어느 쪽으로 진행해야 할지 애매할 때도 있습니다.
이럴 때 단순히
“어떻게 하면 될까요?”
라고 묻기보다 선택지와 내가 생각한 방향을 함께 말할 수 있습니다.
예를 들면,
“지난달 형식을 유지하는 방법과 이번 달부터 제품군별로 나누는 방법 두 가지가 가능한 것 같습니다. 이전 자료와 비교하려면 기존 형식을 유지하는 편이 나을 것 같은데 그렇게 진행해도 될까요?”
라고 물을 수 있습니다.
상대방 입장에서는 처음부터 해결 방법을 만드는 대신 방향만 판단하면 되기 때문에 답하기가 쉬워집니다.
물론 모든 질문마다 의견을 준비해야 하는 것은 아닙니다.
판단할 정보가 부족하다면 내가 확인한 사실까지만 정리해서 질문해도 충분합니다.
질문하기 좋은 타이밍도 중요합니다
질문의 내용이 좋아도 상대방이 매우 바쁜 순간이라면 답변하기 어려울 수 있습니다.
회의 직전이거나 전화 중이거나 마감 업무를 처리하고 있다면 긴 설명이 필요한 질문은 잠시 기다리는 편이 나을 수도 있습니다.
급하지 않은 질문이라면 이렇게 먼저 물어볼 수 있습니다.
“업무 관련해서 두 가지 확인할 내용이 있는데 편하실 때 잠깐 여쭤봐도 될까요?”
반대로 지금 답변을 받지 않으면 일정이 늦어지거나 외부 업무에 문제가 생길 수 있다면 질문을 미루지 않는 것이 좋습니다.
예를 들면,
“오늘 오후 외부 발송 예정인 자료에서 금액 기준이 달라 확인이 필요합니다. 발송 전에 한번 확인 부탁드립니다.”
처럼 왜 지금 확인이 필요한지도 같이 말하면 됩니다.
같은 내용을 다시 물어봐야 한다면
설명을 한번 들었지만 정확하게 기억나지 않는 경우도 있습니다.
이때 기억나는 척하면서 잘못 처리하는 것보다 정확하게 다시 확인하는 편이 낫습니다.
다만 그냥
“아까 뭐라고 하셨죠?”
라고 묻기보다 어떤 부분을 다시 확인하는지 구체적으로 말하는 것이 좋습니다.
“아까 설명해 주신 내용 중 최종 파일 저장 위치를 정확하게 메모하지 못했습니다. 죄송하지만 저장 폴더를 한 번만 다시 알려주실 수 있을까요?”
처럼 말하면 됩니다.
답변을 받았다면 이번에는 바로 기록해두는 것이 좋습니다.
상황별로 바로 사용할 수 있는 질문 예시
아래 문장은 실제 업무 상황에 맞게 조금씩 바꿔서 사용할 수 있습니다.
자료 위치를 모를 때
“공용폴더와 지난달 자료까지 확인했는데 이번 달 원본 파일을 찾지 못했습니다. 혹시 저장 위치를 알려주실 수 있을까요?”
마감 기준이 애매할 때
“이 자료는 오늘 중 초안까지 작성하면 될까요, 아니면 최종본까지 완료해야 할까요?”
업무 우선순위를 확인할 때
“현재 A업무를 오늘 오후까지 진행 중인데, 방금 말씀해 주신 B업무를 먼저 처리하면 될까요?”
선택지가 두 가지일 때
“A 방식과 B 방식 두 가지가 가능한데 이전 자료와 비교하기에는 A 방식이 더 적합해 보입니다. A 방식으로 진행해도 될까요?”
다시 한번 물어봐야 할 때
“아까 설명해 주신 내용 중 저장 위치를 정확하게 메모하지 못했습니다. 죄송하지만 한 번만 다시 확인해도 될까요?”
지금 바로 확인이 필요한 상황
“오늘 오후 발송 예정인 자료라서 현재 기준을 확인해야 다음 작업을 진행할 수 있습니다. 이 부분만 먼저 확인 부탁드려도 될까요?”
질문을 받았다면 답변도 기록하세요
질문을 잘하는 것만큼 중요한 것이 답변을 남기는 것입니다.
한번 받은 답변을 기록해두면 다음번에는 같은 내용을 다시 물어보지 않아도 됩니다.
간단하게 이렇게 정리하면 됩니다.
업무: 월간보고서 작성
질문: 반품 금액 포함 여부
답변: 매출에서 제외
확인한 사람: 담당자
관련 자료: 지난달 월간보고서
이런 기록이 조금씩 쌓이면 나중에는 내가 직접 찾아볼 수 있는 업무 자료가 됩니다.
처음에는 질문 기록이지만 시간이 지나면 나만의 업무 매뉴얼 역할을 하게 됩니다.
신입사원 질문 체크리스트
□ 질문하기 전에 업무 메모와 기존 자료를 짧게 확인했다.
□ 현재 어떤 업무를 하고 있는지 설명할 수 있다.
□ 내가 어디까지 확인했는지 말할 수 있다.
□ 정확히 무엇이 궁금한지 한 문장으로 정리했다.
□ 여러 질문이 있다면 가능한 범위에서 묶었다.
□ 지금 답을 받아야 업무가 진행되는 질문인지 판단했다.
□ 상대방이 답하기 어려운 타이밍은 아닌지 확인했다.
□ 받은 답변은 바로 기록했다.
□ 같은 내용을 반복해서 질문하지 않도록 메모했다.
좋은 질문은 상대방이 답하기 쉬운 질문입니다
신입사원이 질문을 잘한다는 것은 질문을 적게 하는 것이 아닙니다.
모르는 것을 감추다가 잘못된 방향으로 업무를 진행하는 것보다 필요한 부분을 정확하게 확인하는 편이 낫습니다.
질문할 때는 현재 어떤 업무를 하고 있는지, 내가 어디까지 확인했는지, 무엇이 궁금한지만 분명하게 전달해보세요.
질문이 여러 개라면 가능한 범위에서 정리하고, 답변을 받았다면 반드시 기록해 다음 업무에 활용하면 됩니다.
이 과정을 반복하면 처음에는 매번 물어봐야 했던 내용도 점점 스스로 확인할 수 있게 됩니다.
업무를 처음 받을 때 무엇을 확인해야 하는지 어렵다면 ‘신입사원 업무 지시 받는 법’ 글도 함께 참고해보세요.
질문과 답변을 정리하는 방법이 어렵다면 ‘신입사원 업무 메모 방법’ 글도 같이 확인해보면 좋습니다.
※ 실제 질문 방식과 보고 체계, 메신저 사용 방법은 회사의 조직문화, 직무, 상사의 업무 방식에 따라 달라질 수 있습니다. 별도의 업무 커뮤니케이션 기준이 있다면 해당 기준을 우선하세요.