회사에 처음 입사하면 하루 종일 바쁘게 일했는데도 퇴근 시간이 가까워질수록 해야 할 일이 남아 있는 날이 생깁니다.
아침부터 메일과 메신저에 답하고, 중간에 갑자기 들어온 요청을 처리하다 보면 정작 오전에 하려고 했던 보고서는 거의 손대지 못한 경우도 있습니다.
신입사원이라면 업무가 익숙하지 않아 같은 일에도 시간이 더 걸릴 수 있습니다.
“다른 사람들은 퇴근하는데 왜 나만 일이 남아 있지?”
“업무 속도가 너무 느린 건 아닐까?”
“야근을 줄이려면 하루를 어떻게 써야 할까?”
업무 시간 관리는 단순히 일을 빨리 하는 능력이 아닙니다.
집중이 필요한 일에 시간을 먼저 확보하고, 자잘한 업무에 시간이 흩어지지 않도록 관리하고, 계획이 바뀌었을 때 다시 일정을 조정하는 과정에 가깝습니다.
1. 출근 후 10분은 오늘 사용할 시간을 정리하세요
출근하자마자 메일과 메신저부터 하나씩 처리하다 보면 다른 사람의 요청에 따라 하루가 시작될 수 있습니다.
물론 긴급한 연락이 있는지는 확인해야 합니다.
다만 바로 업무에 들어가기 전에 오늘 해야 할 일과 사용할 시간을 짧게 정리해보세요.
예를 들어,
오늘 반드시 끝낼 일
- 월간보고서 초안
- 거래처 자료 전달
시간이 남으면 진행할 일
- 다음 주 자료 조사
기다리는 일
- 디자인팀 이미지 회신
정도로 나눌 수 있습니다.
여기에 대략적인 소요시간을 적어두면 더 좋습니다.
월간보고서 초안: 약 2시간
거래처 자료 전달: 약 15분
자료 조사: 약 1시간
하루를 시작할 때 이 정도만 적어도 실제 근무시간 안에 가능한 일정인지 미리 가늠할 수 있습니다.
2. 집중이 필요한 업무는 남는 시간에 하지 마세요
두세 시간이 필요한 업무를
“자잘한 일부터 끝내고 시간 남으면 해야지.”
라고 생각하면 실제로는 시작 시간이 계속 늦어질 수 있습니다.
메일 한 통, 메신저 답변 하나, 자료 확인 하나를 처리하다 보면 오전이 빠르게 지나가기 때문입니다.
그래서 긴 시간이 필요한 업무는 먼저 시간을 확보하는 편이 좋습니다.
예를 들어,
오전 10시~12시: 월간보고서 초안 작성
오후 2시~2시 30분: 메일 및 요청사항 처리
처럼 구간을 나눌 수 있습니다.
회사에서 캘린더나 업무관리 도구를 사용한다면 개인 집중시간을 표시해두는 방법도 있습니다.
다만 하루 전체를 빈틈없이 채우기보다 갑작스러운 요청이나 수정에 사용할 여유시간을 조금 남겨두는 편이 현실적입니다.
3. 메일과 메신저 때문에 일이 계속 끊기지 않게 하세요
보고서를 작성하다가 메신저를 확인하고, 다시 자료를 찾다가 메일에 답하는 식으로 업무를 계속 바꾸면 시간이 생각보다 많이 소모될 수 있습니다.
업무 특성상 즉시 대응해야 하는 연락이 아니라면 확인 시간을 어느 정도 묶어볼 수 있습니다.
예를 들어,
오전 업무 시작 전 확인
점심 이후 확인
오후 업무 마무리 전 확인
처럼 정할 수 있습니다.
반대로 고객 문의, 긴급 요청, 상사의 즉시 확인이 필요한 메시지는 바로 대응해야 할 수도 있습니다.
중요한 건 모든 알림에 똑같이 반응하는 것이 아니라,
“지금 바로 확인해야 하는 연락인가?”
를 구분하는 것입니다.
4. 처음 하는 업무는 실제 작업시간보다 넉넉하게 잡으세요
처음 맡는 업무는 필요한 시간을 정확히 예상하기 어렵습니다.
“30분 정도면 되겠지.”
라고 생각했는데 자료를 찾는 데만 30분이 걸릴 수도 있습니다.
특히 처음 하는 일에는 실제 작성시간 외에도 이런 시간이 들어갑니다.
자료 찾기
기존 파일 확인하기
질문하기
답변 기다리기
수정하기
검토하기
그래서 처음 하는 업무라면 예상시간을 딱 맞게 잡기보다 어느 정도 여유를 두는 편이 좋습니다.
그리고 업무가 끝난 뒤 실제로 얼마나 걸렸는지 간단히 기록해보세요.
예상: 1시간
실제: 1시간 40분
다음번 예상: 1시간 30분
이런 기록이 쌓이면 반복 업무의 시간을 훨씬 현실적으로 잡을 수 있습니다.
5. 비슷한 업무는 가능한 범위에서 묶어서 처리하세요
성격이 비슷한 업무는 한 번에 묶어서 처리하면 업무 전환을 줄일 수 있습니다.
예를 들어,
메일 5건 답변
간단한 자료 전달
결재 확인
메신저 회신
같은 짧은 업무를 하나씩 하루 종일 흩어 처리하기보다 일정 시간에 모아 처리할 수 있습니다.
반대로 보고서 작성이나 데이터 분석처럼 집중이 필요한 업무는 따로 시간을 확보합니다.
예를 들어,
오전 9시 30분~10시: 메일·메신저 처리
오전 10시~12시: 보고서 작성
오후 1시 30분~2시: 간단한 요청사항 처리
처럼 나누는 방식입니다.
회사나 직무에 따라 즉시 대응해야 하는 업무가 많다면 이 방식이 어려울 수도 있습니다.
그럴 때는 가능한 업무부터 부분적으로 묶는 정도로 활용하면 됩니다.
6. 결과물에 필요한 수준을 먼저 정하세요
신입사원 때는 결과물을 잘 만들고 싶은 마음 때문에 이미 필요한 수준을 넘겼는데도 계속 수정하는 경우가 있습니다.
예를 들어 내부 회의에서 참고할 간단한 자료인데 디자인과 표현을 계속 손보느라 한 시간을 더 쓰는 식입니다.
업무를 시작할 때는 이 결과물이 어디에 쓰이는지 먼저 생각해보세요.
내부 확인용인지
상사 보고용인지
외부 고객 전달용인지
최종 배포 자료인지
용도에 따라 필요한 완성도가 달라질 수 있습니다.
어느 정도 수준까지 만들어야 하는지 애매하다면 초안을 보여주고 방향을 확인하는 방법도 있습니다.
“우선 이 정도 수준으로 정리했습니다. 방향이 맞다면 세부 내용을 추가하겠습니다.”
이렇게 확인하면 필요하지 않은 부분에 시간을 과하게 사용하는 일을 줄일 수 있습니다.
7. 퇴근 전 10분은 오늘을 끝내는 시간으로 사용하세요
퇴근 직전에 바로 모든 창을 닫기보다 오늘 업무를 짧게 정리해두면 다음 날 시간을 아낄 수 있습니다.
세 가지만 남겨도 충분합니다.
오늘 완료한 업무
내일 이어서 해야 할 업무
내일 가장 먼저 해야 할 업무
예를 들어,
완료:
- 거래처 자료 전달
- 월간보고서 매출 부분 작성
내일:
- 월간보고서 증감률 확인
- 팀장 피드백 반영
내일 첫 업무:
- 영업팀 데이터 확인
처럼 남길 수 있습니다.
작업 중인 파일 위치나 다음에 확인해야 할 내용을 한 줄 덧붙여두면 다음 날 출근해서 “어디까지 했더라?”라고 다시 찾는 시간을 줄일 수 있습니다.
하루 업무를 이렇게 배치해볼 수 있습니다
예를 들어 오전 9시 출근, 오후 6시 퇴근이라고 가정해보겠습니다.
09:00~09:15
긴급 메일 확인 + 오늘 업무 정리
09:15~10:00
짧은 요청사항 및 자료 전달
10:00~12:00
월간보고서 집중 작성
13:00~13:30
메일·메신저 확인
13:30~15:00
자료 정리 및 보고서 이어서 작성
15:00~15:30
예비시간
15:30~17:00
수정사항 및 남은 업무 처리
17:00~17:40
완료 업무 정리·보고
17:40~17:50
내일 업무 메모
실제 회사에서는 회의나 갑작스러운 업무가 생길 수 있으므로 이 시간표를 그대로 지킬 필요는 없습니다.
핵심은 중요한 업무를 위한 시간을 먼저 확보하고, 하루 전체를 100% 꽉 채우지 않는 것입니다.
갑자기 새로운 업무가 들어오면 시간을 다시 계산하세요
오전에 세운 계획이 오후까지 그대로 유지되는 날은 많지 않습니다.
갑작스러운 업무가 들어왔을 때 기존 일정에 그대로 추가만 하면 퇴근 시간이 밀릴 수 있습니다.
예를 들어 오후 2시에 2시간짜리 새로운 업무가 들어왔다면,
현재 남은 업무
새 업무 소요시간
오늘 남은 근무시간
을 다시 비교해보세요.
남은 근무시간은 4시간인데 기존 업무 3시간 + 새 업무 2시간이 필요하다면 계획대로 모두 끝내기 어려운 상황입니다.
이럴 때는 무조건 시간을 늘려 해결하기보다 우선순위나 마감을 조정할 수 있는지 확인해야 합니다.
업무의 우선순위를 어떻게 정해야 할지 어렵다면 ‘신입사원 업무 우선순위 정하는 방법, 일이 한꺼번에 들어왔을 때 대처법’ 글에서 더 자세히 확인할 수 있습니다.
하루가 끝난 뒤 실제로 시간이 어디에 쓰였는지 확인해보세요
계속 야근하게 된다면 단순히 “내가 일을 느리게 하나?”라고 생각하기보다 실제로 시간이 어디에 쓰였는지 한번 확인해보는 것이 좋습니다.
예를 들어,
보고서 작성: 2시간
자료 찾기: 50분
메일·메신저: 1시간 20분
회의: 1시간
수정작업: 1시간 30분
처럼 적어보면 예상과 다른 부분이 보일 수 있습니다.
자료를 찾는 데 반복적으로 시간이 많이 든다면 파일 정리 방법을 바꿀 수 있고, 같은 부분을 계속 수정한다면 처음 업무를 받을 때 결과물 기준을 더 정확히 확인할 수 있습니다.
내 실제 시간 사용을 알아야 어떤 부분을 줄일지도 판단할 수 있습니다.
시간 관리만으로 해결할 수 없는 업무량도 있습니다
퇴근 전 일을 끝내는 방법을 찾다 보면 모든 야근이 개인의 시간 관리 문제처럼 느껴질 수 있습니다.
하지만 실제 업무량이 근무시간 안에 처리하기 어려운 수준이라면 혼자 더 빠르게 일하는 것만으로 해결하기 어려울 수 있습니다.
예를 들어 남은 근무시간은 세 시간인데 반드시 오늘 끝내야 하는 업무가 다섯 시간 분량이라면 현실적으로 일정 조정이 필요합니다.
이런 경우에는 현재 맡고 있는 업무와 마감, 예상 소요시간을 정리해서 상사나 사수와 우선순위를 확인하는 편이 좋습니다.
업무 진행이 늦어질 가능성이 생겼을 때 언제 공유해야 하는지 어렵다면 ‘업무 진행 상황은 언제 보고해야 할까? 신입사원이 알아야 할 중간보고 타이밍’ 글도 함께 참고해보세요.
야근을 줄이려면 하루의 시간을 눈에 보이게 만들어야 합니다
하루를 바쁘게 보냈다는 것과 필요한 업무를 계획대로 끝냈다는 것은 다를 수 있습니다.
신입사원이라면 처음부터 완벽한 시간관리법을 만들 필요는 없습니다.
출근 후 오늘 해야 할 일을 정리하고, 집중이 필요한 업무에 시간을 확보하고, 실제 소요시간을 기록하는 것부터 시작해보세요.
그리고 계획에 없던 일이 들어오면 기존 일정도 같이 다시 확인하세요.
퇴근 전에는 다음 날 이어서 해야 할 내용을 몇 줄 남겨두면 됩니다.
이런 기록이 쌓이면 어떤 업무에 얼마나 시간이 필요한지 점점 더 정확하게 알 수 있고, 하루 계획도 현실적으로 세울 수 있게 됩니다.
여러 업무가 동시에 들어와 무엇부터 처리해야 할지 어렵다면 ‘신입사원 업무 우선순위 정하는 방법, 일이 한꺼번에 들어왔을 때 대처법’ 글도 함께 참고해보세요.
업무가 예상보다 늦어질 것 같을 때 언제 상사에게 알려야 할지 어렵다면 ‘업무 진행 상황은 언제 보고해야 할까? 신입사원이 알아야 할 중간보고 타이밍’ 글도 같이 확인해보면 좋습니다.
※ 실제 근무시간, 업무량, 야근 및 업무 일정 관리 방식은 회사의 근로제도, 조직문화, 직무와 업무 특성에 따라 달라질 수 있습니다. 회사에서 정한 근무규정과 업무 프로세스가 있다면 해당 기준을 우선하세요.