신입사원으로 회사에 입사하면 전화를 받는 것만큼 긴장되는 일이 있습니다. 바로 거래처나 외부 업체에 직접 업무 전화를 거는 것입니다.
받는 전화는 상대방의 질문에 대응하면 되지만 내가 먼저 전화해야 하는 상황에서는 처음부터 대화를 이끌어야 합니다. 전화가 연결되면 무엇부터 말해야 하는지, 담당자를 어떻게 찾아야 하는지, 용건은 어느 정도까지 설명해야 하는지 고민하게 됩니다.
특히 첫 거래처 전화라면 전화번호를 눌러놓고도 통화 버튼을 누르기 망설여질 수 있습니다.
“전화하자마자 뭐라고 말해야 하지?”
“담당자 이름을 모르면 어떻게 해야 할까?”
“통화 내용을 잊어버리면 어떡하지?”
“상대방이 예상하지 못한 질문을 하면 뭐라고 답해야 할까?”
하지만 거래처 전화도 기본적인 순서가 있습니다. 전화하기 전에 목적과 확인할 내용을 정리하고, 통화가 연결되면 자신의 소속과 이름을 밝힌 뒤 용건을 간단하게 전달하면 됩니다.
처음 업무 전화를 걸어야 하는 신입사원이라면 다음과 같은 기본적인 방법을 알아두면 도움이 됩니다.
1. 전화하기 전에 통화 목적부터 한 문장으로 정리한다
거래처에 전화하기 전 가장 먼저 해야 하는 것은 ‘왜 전화하는지’를 정리하는 것입니다.
전화번호부터 누르면 연결된 순간 긴장해서 하고 싶은 말을 제대로 전달하지 못할 수 있습니다.
예를 들어 거래처에 제품 납품 일정을 확인해야 한다면 통화 목적을 다음처럼 한 문장으로 정리할 수 있습니다.
“8월 20일 예정된 제품 납품 일정에 변동이 없는지 확인한다.”
견적서를 요청해야 한다면,
“제품 500개 기준 견적과 예상 납기를 확인한다.”
처럼 정리할 수 있습니다.
목적이 명확하면 통화가 다른 이야기로 이어지더라도 무엇을 확인해야 하는지 놓치지 않을 수 있습니다.
2. 확인해야 할 내용을 미리 메모한다
업무 전화에서는 한 가지가 아니라 여러 내용을 확인해야 하는 경우가 많습니다.
예를 들어 납품 관련 전화라면 다음과 같은 내용을 물어봐야 할 수 있습니다.
납품 가능 날짜
수량
배송 방법
담당자
추가 비용 여부
통화를 시작한 뒤 기억에 의존하면 한두 가지를 빼먹을 수 있습니다.
그러면 전화를 끊은 지 얼마 지나지 않아 같은 거래처에 다시 전화해야 하는 상황이 생길 수 있습니다.
따라서 통화 전에 질문할 내용을 간단하게 번호로 적어두는 것이 좋습니다.
- 8월 20일 납품 가능한지
- 500개 수량 준비 가능한지
- 배송비가 별도인지
- 최종 확정은 언제까지 필요한지
이렇게 준비하면 통화 중 하나씩 체크하면서 확인할 수 있습니다.
3. 전화가 연결되면 회사명과 이름을 먼저 밝힌다
거래처에 전화를 걸었다면 상대방이 “여보세요”라고 했을 때 바로 용건부터 이야기하기보다 자신의 소속과 이름을 먼저 밝히는 것이 좋습니다.
예를 들어,
“안녕하세요. ○○회사 마케팅팀 김○○입니다.”
라고 인사할 수 있습니다.
이후 담당자가 필요하다면,
“9월 프로모션 제작 관련해서 연락드렸는데 담당자분과 통화 가능할까요?”
처럼 용건을 간단하게 이야기하면 됩니다.
이미 여러 번 연락한 담당자라면,
“안녕하세요, 과장님. ○○회사 김○○입니다. 지난번 말씀드린 납품 일정 관련해서 확인할 내용이 있어 연락드렸습니다.”
처럼 시작할 수 있습니다.
회사마다 사용하는 전화 표현이나 거래처 응대 방식이 다를 수 있으므로 처음이라면 사수나 선배 직원이 실제로 어떻게 전화하는지 참고하는 것도 좋습니다.
4. 담당자를 모르면 업무 내용을 기준으로 찾는다
처음 연락하는 업체라면 담당자 이름을 모를 수 있습니다.
이때,
“담당자 좀 바꿔주세요.”
라고 하기보다 어떤 업무 담당자를 찾는지 설명하는 것이 좋습니다.
예를 들어,
“제품 견적 및 발주 관련 담당자분과 통화하고 싶어 연락드렸습니다.”
“지난주 요청드린 광고 제작 건 담당자분을 찾고 있습니다.”
처럼 이야기할 수 있습니다.
같은 회사에도 여러 담당자가 있기 때문에 업무 내용을 구체적으로 설명하면 적절한 담당자를 연결받기 쉬워집니다.
담당자의 이름을 알게 됐다면 이후 연락을 위해 메모해 두는 것도 좋습니다.
5. 담당자가 연결되면 용건부터 간단하게 설명한다
담당자가 전화를 받았다면 긴 배경 설명부터 시작하지 않는 것이 좋습니다.
먼저 어떤 일 때문에 연락했는지를 한 문장으로 전달합니다.
예를 들어,
“지난주 전달드린 제품 발주 건과 관련해서 납품 일정을 확인하려고 연락드렸습니다.”
라고 이야기한 뒤 필요한 질문으로 넘어갈 수 있습니다.
상대방이 이전 내용을 모르는 것 같다면 그때 필요한 배경을 추가하면 됩니다.
전화에서는 상대방이 자료를 보고 있지 않을 수도 있기 때문에 관련 날짜나 제품명, 프로젝트명 등 필요한 정보를 함께 말하면 도움이 됩니다.
6. 중요한 숫자와 날짜는 반드시 다시 확인한다
업무 전화에서는 날짜, 금액, 수량처럼 숫자로 된 정보가 자주 등장합니다.
이런 정보는 통화 중 한 번 잘못 들으면 실제 업무에 문제가 생길 수 있습니다.
예를 들어 상대방이,
“500개 기준으로 8월 22일 출고 가능합니다.”
라고 말했다면 통화가 끝나기 전에,
“확인차 다시 말씀드리면 500개 기준으로 8월 22일 출고가 가능하다는 말씀이시죠?”
라고 확인할 수 있습니다.
견적 금액 역시 마찬가지입니다.
“총금액이 부가세 포함 110만 원이 맞을까요?”
처럼 다시 확인하면 됩니다.
특히 비슷한 발음의 숫자나 날짜는 한번 더 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
7. 예상하지 못한 질문을 받으면 바로 답하려고 하지 않는다
거래처에 전화했는데 오히려 상대방이 질문을 할 수도 있습니다.
“이번 발주 수량은 최종 확정인가요?”
“결제 조건은 기존과 동일한가요?”
“디자인 최종본은 언제 전달되나요?”
신입사원이라면 상대방을 기다리게 하면 안 될 것 같아 정확히 모르는 내용을 추측해서 답할 수 있습니다.
하지만 회사의 비용이나 일정, 계약 조건과 관련된 내용이라면 확인되지 않은 정보를 임의로 전달하지 않는 것이 중요합니다.
이럴 때는,
“해당 부분은 제가 정확하게 확인한 뒤 다시 말씀드리겠습니다.”
라고 안내할 수 있습니다.
필요하다면 상대방의 질문을 정확하게 메모한 뒤 사수나 담당자에게 확인하고 다시 연락하면 됩니다.
8. 통화 중에는 핵심 내용을 바로 기록한다
전화가 끝난 뒤 기억나는 내용을 적으려고 하면 일부 정보를 놓칠 수 있습니다.
따라서 통화하면서 중요한 내용은 바로 메모하는 것이 좋습니다.
특히 다음 정보는 기록해 두세요.
통화 날짜와 시간
업체명
담당자 이름과 직급
확인한 내용
날짜와 금액
상대방 요청사항
내가 추가로 확인해야 하는 내용
다음 연락 일정
예를 들어,
○○기업 김○○ 과장
8월 13일 오후 2시 통화
500개 발주 가능
8월 22일 출고 가능
배송비 별도
최종 발주서 8월 16일까지 전달 필요
처럼 간단하게 정리할 수 있습니다.
9. 통화를 마치기 전에 합의한 내용을 한번 정리한다
업무 전화에서 유용한 습관 중 하나는 전화를 끊기 전에 중요한 내용을 짧게 정리하는 것입니다.
예를 들어,
“그럼 확인한 내용을 정리하면 500개 기준으로 8월 22일 출고가 가능하고, 저희가 8월 16일까지 최종 발주서를 전달드리면 되는 거죠?”
처럼 말할 수 있습니다.
상대방이 “네, 맞습니다”라고 확인하면 서로 같은 내용을 이해하고 있는지 점검할 수 있습니다.
잘못 이해한 부분이 있다면 이 단계에서 바로 수정할 수 있습니다.
10. 중요한 내용은 전화 후 이메일이나 메신저로 남긴다
전화는 빠르게 내용을 확인할 수 있다는 장점이 있지만 시간이 지나면 서로 기억하는 내용이 달라질 수 있습니다.
특히 일정, 견적, 발주 수량처럼 중요한 내용이라면 회사의 업무 방식에 따라 통화 후 이메일 등으로 기록을 남기는 것이 좋습니다.
예를 들어,
“금일 통화한 내용을 기준으로 500개 발주 시 8월 22일 출고 가능하며, 최종 발주서는 8월 16일까지 전달드리는 것으로 확인했습니다.”
처럼 정리할 수 있습니다.
상대방에게 별도 확인이 필요한 내용이라면,
“위 내용이 맞는지 확인 부탁드립니다.”
라고 추가할 수도 있습니다.
통화 기록을 남겨두면 나중에 일정이나 조건을 다시 확인해야 할 때도 도움이 됩니다.
거래처에 처음 전화할 때 사용할 수 있는 기본 멘트
처음 전화하는 업체라면 다음과 같이 시작할 수 있습니다.
“안녕하세요. ○○회사 ○○팀 김○○입니다. 제품 견적 관련해서 문의드리려고 연락드렸습니다. 관련 담당자분과 통화 가능할까요?”
담당자가 연결됐다면,
“안녕하세요. ○○회사 김○○입니다. 제품 500개 발주를 검토하고 있어서 견적과 예상 납기를 확인하려고 연락드렸습니다.”
기존 거래처에 전화한다면,
“안녕하세요, 과장님. ○○회사 김○○입니다. 지난번 말씀드린 8월 발주 건 관련해서 일정 확인차 연락드렸습니다.”
처럼 이야기할 수 있습니다.
담당자가 부재 중이라면 어떻게 해야 할까?
담당자가 자리에 없는 경우도 있습니다.
이때는 무조건 여러 번 전화하기보다 언제 다시 연락하면 되는지 확인할 수 있습니다.
“혹시 담당자분께서 언제쯤 통화 가능하실까요?”
라고 물어볼 수 있습니다.
급한 내용이라면,
“오늘 중으로 확인이 필요한 내용인데 혹시 대신 확인 가능한 담당자분이 계실까요?”
라고 문의할 수도 있습니다.
상대방이 연락처나 메모를 남겨달라고 한다면 회사명과 이름, 연락처, 간단한 용건을 전달하면 됩니다.
거래처 전화 전 1분 체크리스트
전화하기 직전에 다음 내용만 확인해도 실수를 많이 줄일 수 있습니다.
상대방 회사명이 정확한가?
전화번호가 맞는가?
담당자 이름과 직급을 알고 있는가?
전화하는 목적을 한 문장으로 설명할 수 있는가?
확인할 질문을 정리했는가?
관련 자료를 바로 볼 수 있는가?
날짜와 수량 등 현재 알고 있는 정보가 정확한가?
특히 견적이나 발주, 일정 관련 통화라면 관련 파일을 컴퓨터 화면에 띄워놓고 전화하는 것이 도움이 될 수 있습니다.
신입사원이 거래처 전화할 때 피하면 좋은 행동
첫 번째는 준비 없이 바로 전화하는 것입니다.
통화 목적과 질문을 정리하지 않으면 중요한 내용을 빼먹을 수 있습니다.
두 번째는 자신을 밝히지 않고 용건부터 이야기하는 것입니다.
처음 연락하는 상대방이라면 회사명과 이름을 먼저 알려주는 것이 좋습니다.
세 번째는 정확히 모르는 내용을 추측해서 답하는 것입니다.
회사 일정이나 금액, 계약 조건은 확인 후 전달하는 것이 안전합니다.
네 번째는 통화 내용을 기억에만 의존하는 것입니다.
중요한 정보는 통화하면서 메모하고 필요한 경우 통화 후 기록으로 남기는 것이 좋습니다.
다섯 번째는 통화가 끝난 뒤 아무런 정리를 하지 않는 것입니다.
전화에서 결정된 업무가 있다면 자신의 업무 목록과 일정에도 바로 반영해야 합니다.
신입사원 업무 전화는 순서만 익혀도 훨씬 쉬워진다
처음 거래처에 전화할 때는 전화 버튼을 누르는 것부터 부담스러울 수 있습니다.
하지만 업무 전화에는 기본적인 흐름이 있습니다.
- 통화 목적을 한 문장으로 정리한다
- 확인해야 할 내용을 미리 적는다
- 전화가 연결되면 회사명과 이름을 밝힌다
- 담당자에게 용건을 간단하게 설명한다
- 필요한 내용을 하나씩 확인한다
- 날짜와 금액, 수량은 다시 한번 확인한다
- 모르는 질문은 확인 후 답변한다고 말한다
- 통화 내용을 메모한다
- 통화 마지막에 결정된 내용을 다시 정리한다
- 중요한 내용은 필요한 방식으로 기록을 남긴다
이 순서가 익숙해지면 전화할 때 무슨 말을 해야 할지 고민하는 시간이 줄어듭니다.
거래처 전화에서 중요한 것은 말을 잘하는 것보다 정확성이다
업무 전화는 말을 유창하게 해야 잘하는 것이 아닙니다.
상대방에게 연락한 목적을 명확하게 전달하고 필요한 정보를 정확하게 확인한 뒤, 결정된 내용을 빠짐없이 업무에 반영하는 것이 더 중요합니다.
상대방의 말을 잘 듣지 못했다면 다시 물어봐도 됩니다. 날짜나 금액이 헷갈린다면 다시 읽어서 확인하는 편이 좋습니다. 예상하지 못한 질문을 받았다면 무리해서 바로 답하지 말고 정확하게 확인한 뒤 연락하면 됩니다.
처음에는 전화 한 통을 걸기 위해 멘트를 여러 번 연습할 수도 있습니다. 하지만 통화 전에 목적과 질문을 적어두고 같은 순서로 반복하다 보면 자연스럽게 익숙해집니다.
특히 거래처와 통화한 내용이 일정이나 비용, 발주 조건처럼 중요한 사항이라면 전화에서 끝내지 않고 회사에서 사용하는 공식적인 방식으로 기록을 남겨두는 습관도 필요합니다.
결국 신입사원이 거래처 전화를 잘한다는 것은 능숙한 말투를 사용하는 것이 아니라 필요한 내용을 준비하고 정확하게 질문하며 확인된 정보를 기록으로 남기는 것입니다.
※ 안내: 실제 거래처 전화 응대 방식, 외부 커뮤니케이션 권한, 견적·발주·계약 관련 안내 범위는 회사의 조직문화, 직무, 내부 승인 절차 및 보안정책에 따라 달라질 수 있습니다. 외부 업체에 회사의 일정·비용·계약 조건 등을 확정해서 전달하기 전에는 필요한 경우 사수나 담당자의 확인을 먼저 받으시기 바랍니다.