회사에 입사하고 처음 전화벨이 울리면 생각보다 긴장됩니다.
평소에는 전화를 받는 일이 어렵지 않았는데 회사 전화는 조금 다릅니다.
누가 전화했는지 모르는 상태에서 받아야 하고, 상대방이 찾는 직원이 자리에 없을 수도 있습니다. 갑자기 내가 모르는 업무 내용을 질문받는 경우도 있습니다.
그렇다고 처음부터 말을 유창하게 할 필요는 없습니다.
회사 전화에서 중요한 건 누가 전화했는지 정확하게 확인하고, 어떤 용건인지 기록한 뒤 필요한 사람에게 빠짐없이 전달하는 것입니다.
기본적인 흐름은 이것만 기억해두면 됩니다.
인사 → 상대방 확인 → 용건 확인 → 담당자 확인 → 연결 또는 메모 → 전달
전화 받자마자 어떤 말을 해야 할까
회사마다 사용하는 전화 응대 멘트는 조금씩 다릅니다.
별도의 업무 매뉴얼이 있다면 회사에서 정한 표현을 우선하면 됩니다.
정해진 방식이 없다면 다음처럼 시작할 수 있습니다.
“안녕하세요. ○○회사 ○○팀 김○○입니다.”
대표전화라면 회사명을 중심으로 말하고, 부서 전화라면 부서명을 함께 말하면 됩니다.
처음 입사했다면 주변 선배나 사수가 실제로 어떤 멘트를 사용하는지 들어보고 회사 분위기에 맞추는 것도 좋습니다.
상대방 회사명이나 이름을 못 들었을 때
처음 듣는 회사명이나 이름은 한 번에 알아듣지 못할 수 있습니다.
이때 가장 피해야 하는 건 대충 들은 내용을 추측해서 적는 것입니다.
잘 못 들었다면 바로 다시 확인하면 됩니다.
“죄송하지만 회사명과 성함을 다시 한번 말씀해 주시겠어요?”
성함만 놓쳤다면,
“성함 다시 한번 확인해도 될까요?”
라고 물어도 됩니다.
전화번호를 확인할 때는 내가 들은 번호를 다시 읽어주는 방식이 좋습니다.
“연락처 010-1234-5678 맞으실까요?”
업무 전화에서는 한 번 더 묻는 것보다 잘못된 내용을 전달하는 쪽이 더 큰 문제가 될 수 있습니다.
상대방이 담당자를 찾는다면
상대방이 담당자의 이름을 정확하게 알고 있다면 자리에 있는지 확인한 뒤 연결하면 됩니다.
“잠시만 기다려 주세요. 담당자 확인 후 연결해드리겠습니다.”
그리고 담당자에게 바로 전화를 넘기기보다 누가 어떤 용건으로 전화했는지 간단히 알려주는 것이 좋습니다.
“대리님, ○○상사 김○○ 과장님께서 납품 일정 관련해서 전화 주셨습니다.”
이렇게 전달하면 담당자도 통화 내용을 어느 정도 알고 전화를 받을 수 있습니다.
반대로 상대방이 담당자 이름을 모른다면 사람 이름보다 업무를 기준으로 확인하면 됩니다.
“어떤 업무 관련 문의인지 말씀해 주시면 담당자를 확인해보겠습니다.”
담당자가 자리에 없을 때
담당자가 부재중이라고 해서
“지금 없는데요.”
라고 끝내는 것보다는 다음 행동을 안내하는 편이 좋습니다.
“현재 담당자분이 자리를 비우셨습니다. 전달할 내용이 있으시면 메모해서 전달드리겠습니다.”
상대방이 회신을 원한다면 회사명, 이름, 연락처, 용건을 함께 확인하세요.
담당자가 언제 돌아오는지 정확히 모른다면 임의로 시간을 정해서 말하지 않는 것이 좋습니다.
모르는 것은 모른다고 하되, 필요한 내용을 정확하게 기록해 전달하는 것이 더 중요합니다.
회사 전화 메모는 이렇게 남기세요
담당자가 자리에 없다면 기억에 의존하지 말고 바로 기록하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
아래 항목을 순서대로 적어두면 됩니다.
통화 일시: 9월 1일 오후 3시 20분
회사명: ○○상사
이름 / 직급: 김○○ 과장
연락처: 010-1234-5678
찾는 담당자: 박○○ 대리
용건: A제품 납품 일정 확인
요청사항: 오늘 오후 중 회신 요청
전달 여부: 오후 3시 25분 메신저 전달
전화 메모에서 중요한 건 누가 전화했는지만 적는 것이 아닙니다.
왜 전화했는지, 무엇을 요청했는지, 다시 연락해야 하는지도 함께 기록해야 합니다.
“김 과장님 전화 왔어요.”
정도로만 전달하면 담당자가 다시 여러 내용을 확인해야 하기 때문입니다.
담당자에게 메모를 전달하는 방법
메모를 작성했다고 업무가 끝난 것은 아닙니다.
담당자에게 실제로 전달해야 합니다.
회사 메신저를 사용한다면 이렇게 보낼 수 있습니다.
“대리님, 오후 3시 20분쯤 ○○상사 김○○ 과장님께서 A제품 납품 일정 관련해서 전화 주셨습니다. 오늘 오후 중 회신 요청하셨고 연락처는 010-1234-5678입니다.”
이 순서를 기억하면 전화 메모를 전달하기가 쉬워집니다.
누가 → 무슨 용건 → 요청사항 → 연락처
모르는 질문을 받았을 때
전화를 받다 보면 상대방이 갑자기 업무 내용을 물어볼 수도 있습니다.
“지난번 견적 금액 그대로 적용되는 건가요?”
“금요일 출고 확정인가요?”
“현재 재고가 몇 개 있나요?”
정확히 알고 있고 답변해도 되는 내용이라면 안내할 수 있습니다.
하지만 확실하지 않다면 임의로 답하지 않는 것이 좋습니다.
“해당 내용은 제가 정확한 확인이 필요해서요. 담당자에게 확인 후 안내드리겠습니다.”
또는,
“제가 바로 확답드리기 어려운 내용이라 담당자 확인 후 다시 연락드리겠습니다.”
라고 말하면 됩니다.
특히 아래 내용은 확인 없이 확답하지 않는 편이 좋습니다.
가격
할인
계약조건
납품 및 출고 일정
재고
결제조건
회사 내부 일정
잘못 걸려온 전화는 어떻게 할까
내 부서에서 담당하지 않는 업무로 전화가 올 수도 있습니다.
담당 부서를 알고 있다면,
“해당 업무는 고객지원팀에서 담당하고 있습니다. 연결 도와드리겠습니다.”
라고 안내하면 됩니다.
정확한 담당 부서를 모른다면,
“정확한 담당 부서를 확인해보겠습니다. 잠시만 기다려 주세요.”
라고 말하는 편이 좋습니다.
확실하지 않은 상태에서 임의로 다른 부서에 연결하는 것은 피하는 것이 좋습니다.
숫자와 날짜는 다시 확인하세요
전화에서는 숫자나 고유명사를 놓치기 쉽습니다.
특히 아래 정보는 한 번 더 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
전화번호
날짜
시간
제품명
수량
금액
예를 들어 상대방이
“12일 출고 예정입니다.”
라고 했다면,
“확인차 다시 말씀드리면 9월 12일 출고 예정이 맞으실까요?”
라고 확인할 수 있습니다.
전화번호도 마찬가지입니다.
“010-1234-5678 맞으실까요?”
처럼 다시 읽어주면 됩니다.
몇 초 더 확인하는 것이 나중에 생길 수 있는 업무 오류를 줄이는 데 도움이 됩니다.
아쉬운 전화 응대와 좋은 전화 응대
아쉬운 예
상대방: “김○○ 대리님 계신가요?”
신입사원: “없는데요.”
상대방: “언제 오세요?”
신입사원: “잘 모르겠는데요.”
틀린 내용은 아니지만 상대방 입장에서는 이후 어떻게 해야 하는지 알기 어렵습니다.
좋은 예
상대방: “김○○ 대리님 계신가요?”
신입사원: “현재 자리를 비우셨습니다. 전달할 내용이 있으시면 메모해서 전달드리겠습니다.”
상대방: “납품 일정 때문에 전화했다고 전해주세요.”
신입사원: “네. 회사명과 성함, 연락 가능한 번호도 함께 확인해도 될까요?”
이렇게 말하면 상대방에게 다음 행동을 안내하면서 필요한 정보도 함께 확인할 수 있습니다.
처음에는 이 5개 멘트만 기억하세요
전화를 받을 때
“안녕하세요. ○○회사 ○○팀 김○○입니다.”
이름을 못 들었을 때
“죄송하지만 회사명과 성함을 다시 한번 말씀해 주시겠어요?”
용건을 확인할 때
“어떤 업무 관련해서 연락 주셨는지 확인해도 될까요?”
담당자가 없을 때
“현재 담당자분이 자리를 비우셨습니다. 전달할 내용이 있으시면 메모해서 전달드리겠습니다.”
모르는 내용을 질문받았을 때
“해당 내용은 확인이 필요해서 담당자에게 확인 후 안내드리겠습니다.”
신입사원 회사 전화 체크리스트
□ 회사에서 사용하는 기본 전화 인사말을 알고 있다.
□ 우리 부서 직원들의 이름과 담당 업무를 대략 알고 있다.
□ 바로 메모할 수 있는 메모장이나 프로그램을 준비해둔다.
□ 회사명과 상대방 이름을 놓쳤다면 다시 확인한다.
□ 전화번호, 날짜, 수량 등 숫자는 한 번 더 확인한다.
□ 정확히 모르는 내용은 임의로 답하지 않는다.
□ 담당자 부재 시 회사명, 성함, 연락처, 용건을 기록한다.
□ 통화가 끝난 뒤 담당자에게 바로 전달한다.
회사 전화를 잘 받는다는 건 말을 잘하는 것이 아닙니다
처음에는 전화벨이 울리는 것만으로도 긴장될 수 있습니다.
하지만 모든 질문에 바로 답하거나 완벽하게 말할 필요는 없습니다.
이름을 놓쳤다면 다시 확인하면 되고, 담당자를 모르겠다면 업무 내용을 기준으로 찾아보면 됩니다.
모르는 질문에는 확인 후 답하겠다고 말하면 됩니다.
회사 전화에서 가장 중요한 것은 정확성입니다.
누가 전화했는지 확인하고 → 용건을 기록하고 → 담당자에게 전달하고 → 필요한 후속 조치까지 확인하는 것.
이 흐름에 익숙해지면 전화 멘트를 외우지 않아도 자연스럽게 대응할 수 있게 됩니다.
직접 외부 업체에 전화를 걸어야 한다면 ‘신입사원 거래처 전화하는 법’도 함께 참고해보세요.
전화뿐 아니라 업무 내용을 기록하는 방법이 어렵다면 ‘신입사원 업무 메모 방법’ 글도 같이 확인해보면 좋습니다.
※ 실제 전화 응대 방식과 전화 연결 절차, 개인정보 및 연락처 기록 방식은 회사마다 다를 수 있습니다. 별도의 내부 전화 응대 매뉴얼이나 정보보호 규정이 있다면 해당 기준을 우선하세요.