회사에 처음 입사하면 업무 하나를 제대로 처리하는 것만으로도 쉽지 않습니다.
그런데 실제 직장에서는 한 가지 일을 끝낸 뒤 다음 일을 받는 경우보다 여러 업무가 동시에 들어오는 일이 더 많습니다.
오전에 사수에게 자료 정리를 요청받았는데 팀장에게 새로운 업무가 들어오고, 그 사이 다른 부서에서 확인 요청까지 오는 식입니다.
이럴 때 신입사원 입장에서는 모든 일이 급해 보일 수 있습니다.
“뭐부터 해야 하지?”
“팀장님이 시킨 일을 무조건 먼저 해야 하나?”
“먼저 받은 업무부터 처리하면 되는 걸까?”
업무 우선순위는 단순히 빨리 끝낼 일을 고르는 문제가 아닙니다.
마감시간, 다른 사람의 일정, 업무 영향도, 예상 소요시간을 함께 보고 지금 무엇부터 처리해야 하는지 정하는 과정입니다.
1. 먼저 해야 할 업무를 한곳에 전부 적으세요
여러 업무가 동시에 들어오면 바로 하나를 시작하기보다 현재 해야 할 일을 먼저 한곳에 정리하는 편이 좋습니다.
예를 들어,
월간 매출 자료 정리
거래처 요청자료 전달
오후 회의자료 수정
다른 부서 문의 답변
처럼 적습니다.
그다음 각 업무 옆에 마감과 예상 소요시간을 추가합니다.
월간 매출 자료 정리 – 오늘 오후 5시 / 약 2시간
거래처 요청자료 전달 – 오늘 오전 11시 / 약 10분
회의자료 수정 – 오늘 오후 2시 / 약 40분
다른 부서 문의 답변 – 내일 오전 / 약 15분
이 정도만 적어도 머릿속으로만 생각할 때보다 전체 상황을 훨씬 쉽게 볼 수 있습니다.
2. 가장 먼저 마감시간을 확인하세요
업무 우선순위를 정할 때 가장 쉽게 확인할 수 있는 기준은 마감시간입니다.
오늘 오전까지 필요한 업무와 이번 주 안에 끝내면 되는 업무가 있다면 일반적으로 오전 마감 업무를 먼저 확인해야 할 가능성이 높습니다.
문제는 마감이 애매한 경우입니다.
“가능한 빨리 부탁해요.”
“시간 될 때 정리해 주세요.”
같은 표현만 들었다면 요청한 사람과 내가 생각하는 일정이 다를 수 있습니다.
이럴 때는 이렇게 확인하면 됩니다.
“이 자료는 언제까지 전달드리면 될까요?”
마감이 정확해지면 우선순위 판단도 훨씬 쉬워집니다.
3. 다른 사람의 업무가 멈추는 일인지 확인하세요
마감시간만으로 순서를 정하기 어려운 경우도 있습니다.
예를 들어 A업무는 오후 3시까지이고 B업무는 오후 5시까지라고 해보겠습니다.
시간만 보면 A업무가 먼저입니다.
하지만 B업무 결과가 있어야 다른 부서에서 다음 작업을 시작할 수 있다면 B업무를 먼저 처리해야 할 수도 있습니다.
이럴 때는 이렇게 생각해보세요.
“이 일을 기다리고 있는 사람이 있는가?”
내가 자료 하나를 전달하지 않아 다른 사람의 업무가 멈춘다면 짧은 업무라도 우선순위가 올라갈 수 있습니다.
4. 중요도와 예상 소요시간을 같이 보세요
5분이면 끝나는 업무와 두 시간이 필요한 업무는 처리 방식이 다릅니다.
그렇다고 무조건 짧은 업무부터 끝내는 것도 좋은 방법은 아닙니다.
간단한 업무만 계속 먼저 처리하다 보면 시간이 많이 필요한 중요한 업무를 시작하지 못할 수 있기 때문입니다.
예를 들어,
거래처 자료 전달 – 10분
회의자료 수정 – 40분
월간보고서 작성 – 2시간
이라고 한다면 마감과 중요도를 먼저 보고, 짧은 업무를 중간에 배치하는 식으로 조정할 수 있습니다.
업무 시간을 대략이라도 적어두면 실제로 오늘 안에 가능한 일정인지 판단하기 쉬워집니다.
5. 여러 상사에게 동시에 업무를 받았다면 혼자 순서를 정하지 마세요
신입사원에게 특히 어려운 상황 중 하나입니다.
이미 사수에게 오늘까지 끝내야 하는 업무를 받았는데 다른 상사가 새로운 업무를 요청할 수 있습니다.
이때 직급이 더 높은 사람이 요청했다고 해서 무조건 기존 업무를 멈추는 것이 항상 맞는 것은 아닙니다.
새로운 업무를 요청한 사람은 내가 현재 어떤 일을 하고 있는지 모를 수도 있기 때문입니다.
이럴 때는 현재 상황을 같이 설명하세요.
“현재 김○○ 대리님께 요청받은 월간보고서를 오늘 오후 3시까지 작성하고 있습니다. 말씀해 주신 자료도 오늘 필요한 업무라면 어떤 것을 먼저 진행하면 될지 확인 부탁드립니다.”
이렇게 말하면 상사도 현재 일정까지 고려해서 순서를 정해줄 수 있습니다.
6. 오늘 안에 다 못 끝낼 것 같다면 먼저 계산하세요
업무 목록을 정리했는데 모두 오늘까지 끝내야 하는 경우도 있습니다.
이럴 때 처음부터 야근을 생각하기보다 실제로 가능한 일정인지 먼저 계산해보세요.
남은 업무시간은 4시간인데 해야 할 업무를 합하면 6시간이 필요하다면 정상적으로 모두 완료하기 어려운 상황입니다.
그 사실을 마감 직전에 알리는 것보다 미리 공유하는 편이 좋습니다.
예를 들어,
“현재 A업무는 약 2시간, B업무는 1시간, C업무는 3시간 정도 필요한 상황이라 오늘 안에 세 업무를 모두 완료하기 어려울 것으로 보입니다. A와 B를 오늘 완료하고 C는 내일 오전까지 진행해도 될지 확인 부탁드립니다.”
처럼 말할 수 있습니다.
중요한 것은 “일이 많다”라고만 말하는 게 아니라 현재 업무와 가능한 시간을 함께 보여주는 것입니다.
7. 새로운 긴급 업무가 들어오면 기존 일정도 다시 계산하세요
회사 업무의 우선순위는 한번 정하면 하루 종일 그대로 유지되는 것이 아닙니다.
갑작스러운 고객 요청이나 일정 변경 때문에 오전에 세운 계획이 오후에 바뀔 수도 있습니다.
새로운 긴급 업무를 처리하는 데 두 시간이 필요하다면 원래 오후 4시에 끝내려던 업무가 오후 6시로 밀릴 수 있습니다.
이럴 때는 새 업무만 추가하지 말고 기존 업무의 마감까지 다시 확인해야 합니다.
필요하다면 기존 업무를 요청한 사람에게도 일정 변경 가능성을 알려야 합니다.
우선순위 변경은 새로운 일을 하나 더 넣는 것이 아니라 하루 전체 일정을 다시 조정하는 과정이라고 생각하면 됩니다.
우선순위가 헷갈릴 때는 이 네 가지를 먼저 보세요
업무가 여러 개 쌓였을 때는 복잡하게 생각하지 않아도 됩니다.
아래 네 가지를 먼저 보면 됩니다.
마감시간
다른 사람의 업무에 미치는 영향
업무의 중요도
예상 소요시간
여기에 혼자 판단하기 어려운 상황이라면 상사에게 우선순위를 확인하면 됩니다.
예를 들어,
“현재 A자료를 오후 2시까지 작성하고 있는데 방금 요청해 주신 B업무를 먼저 진행하면 될까요?”
“두 업무 모두 오늘 마감으로 전달받았습니다. A업무를 먼저 완료한 뒤 B업무를 진행하면 될지 확인 부탁드립니다.”
“현재 남은 시간을 기준으로 두 업무를 모두 완료하기 어려울 것 같습니다. A를 오늘 완료하고 B는 내일 오전까지 전달드려도 될까요?”
처럼 현재 상황을 함께 말하면 상대방도 판단하기 쉽습니다.
업무 목록은 새로운 일이 들어올 때마다 다시 보세요
아침에 할 일을 정리했다고 해서 하루 종일 같은 순서로 진행되는 것은 아닙니다.
회사에서는 새로운 업무가 계속 추가될 수 있습니다.
그래서 새로운 업무를 받았을 때는 기존 목록에 바로 추가하고 마감과 예상 소요시간을 다시 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
완료한 업무는 지우거나 표시하고, 새 업무는 기존 일정 사이에 어디에 들어가야 하는지 다시 판단하세요.
이렇게 하면 머릿속으로 모든 일을 기억하려고 하지 않아도 현재 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.
일이 많을수록 바로 시작하기보다 순서를 먼저 정하세요
업무가 한꺼번에 들어오면 눈앞에 있는 일부터 시작하고 싶어집니다.
하지만 일이 많을수록 몇 분 정도 시간을 들여 전체 업무를 먼저 정리하는 편이 낫습니다.
무엇을 해야 하는지 적고, 마감과 영향도를 확인하고, 실제 필요한 시간을 계산해보세요.
그리고 혼자 결정하기 어려운 부분은 현재 업무 상황을 정리해서 상사에게 확인하면 됩니다.
업무 우선순위를 잘 정한다는 것은 모든 일을 무조건 빨리 끝내는 것이 아닙니다.
제한된 시간 안에서 지금 가장 먼저 처리해야 하는 일을 판단하고, 현실적으로 불가능한 일정은 문제가 생기기 전에 조정하는 것이 더 중요합니다.
업무가 많아 퇴근 시간까지 일을 끝내기 어렵다면 ‘신입사원 야근 줄이는 업무 시간 관리법, 퇴근 전 일을 끝내는 7가지 방법’ 글도 함께 참고해보세요.
업무 진행이 늦어질 가능성이 생겼을 때 언제 알려야 할지 어렵다면 ‘업무 진행 상황은 언제 보고해야 할까? 신입사원이 알아야 할 중간보고 타이밍’ 글도 같이 확인해보면 좋습니다.
※ 실제 업무 우선순위와 일정 조정 방식은 회사의 조직문화, 직무, 프로젝트 상황 및 상사의 업무 방식에 따라 달라질 수 있습니다. 긴급 업무나 별도의 우선순위 기준이 있다면 회사와 팀의 업무 프로세스를 우선하세요.