신입사원으로 입사하면 생각보다 빨리 회의에 참석하게 됩니다.
처음에는 선배들 옆에서 듣기만 하면 될 것 같지만 실제 회의에서는 갑자기 의견을 물어보거나, 담당 업무의 진행 상황을 설명하거나, 궁금한 내용을 확인해야 하는 순간이 생깁니다.
이럴 때 가장 어려운 건 ‘무슨 말을 해야 하는가’보다 ‘언제, 어느 정도까지 말해야 하는가’입니다.
“회의에서는 적극적으로 많이 말해야 하나?”
“갑자기 의견을 물어보면 뭐라고 하지?”
“반대 의견이 있는데 말해도 될까?”
“잘 모르는 내용인데 대답해야 하나?”
신입사원이 회의에서 잘 말한다는 것은 모든 안건에 의견을 내거나 말을 유창하게 하는 것을 뜻하지 않습니다.
필요한 순간에 아는 내용을 정확하게 말하고, 모르는 것은 확인이 필요하다고 구분하며, 의견을 요청받았을 때 짧은 근거와 함께 자신의 생각을 전달하는 것부터 시작하면 됩니다.
회의 전에 ‘내가 물어볼 수 있는 내용’을 준비하세요
회의에서 갑자기 질문을 받으면 머릿속이 하얘지는 경우가 있습니다.
조금만 준비해두면 훨씬 수월합니다.
회의 일정이 잡혔다면 먼저 회의 제목과 안건을 확인해보세요.
예를 들어 ‘9월 프로모션 진행 회의’라면 내가 담당하는 업무 중 해당 프로젝트와 관련된 내용만 짧게 정리합니다.
현재 어디까지 진행했는지
완료한 것은 무엇인지
확인이 필요한 부분은 무엇인지
다음 일정은 언제인지
관련된 숫자나 날짜는 무엇인지
전부 외울 필요는 없습니다.
메모장에 몇 줄만 적어두면 갑자기 질문을 받더라도 자료를 보면서 정확하게 답할 수 있습니다.
처음 참석하는 회의라면 진행 방식을 먼저 관찰하세요
회의 방식은 회사와 팀마다 다릅니다.
자유롭게 의견을 주고받는 팀도 있고, 담당자가 순서대로 보고한 뒤 질문을 받는 팀도 있습니다.
처음 참석했다면 무조건 많은 말을 하려고 하기보다 몇 가지를 먼저 살펴보세요.
누가 회의를 진행하는지
발언 순서가 있는지
질문은 언제 하는지
진행 상황을 어느 정도까지 설명하는지
자료를 보면서 이야기하는지
팀의 방식을 한두 번 관찰하면 어느 순간에 말을 해야 하는지 감이 생깁니다.
물론 직접 질문을 받았다면 답하면 됩니다.
다만 회의 방식을 아직 모르는 상태에서 모든 안건에 억지로 끼어들 필요는 없습니다.
발언할 때는 첫 문장에 핵심부터 말하세요
회의에서는 한 사람이 길게 설명할수록 다른 참석자가 핵심을 놓치기 쉽습니다.
예를 들어 상사가
“○○ 자료는 지금 어떻게 되고 있죠?”
라고 물었다고 해보겠습니다.
이때 업무를 시작한 과정부터 설명하기보다 현재 상태를 먼저 말합니다.
“자료 수집은 완료했고 현재 비교 분석을 진행하고 있습니다. 내일 오후까지 초안을 전달할 예정입니다.”
첫 문장만으로도 어디까지 진행됐는지 알 수 있습니다.
추가 설명이 필요하면 그다음에 덧붙이면 됩니다.
회의에서 말하기 전에 머릿속으로
‘내가 지금 가장 먼저 알려야 하는 한 문장은 무엇인가?’
를 생각해보면 말이 길어지는 것을 줄일 수 있습니다.
모르는 질문에는 추측해서 대답하지 마세요
회의에서 예상하지 못한 질문을 받으면 어떻게든 바로 대답해야 할 것처럼 느껴질 수 있습니다.
특히 신입사원이라면 “모르겠습니다”라고 말하는 것이 부담스러울 수 있습니다.
하지만 날짜, 매출, 금액, 일정처럼 정확성이 필요한 정보는 기억에 의존해 답하는 것보다 확인 후 전달하는 편이 낫습니다.
예를 들어 정확한 숫자가 기억나지 않는다면,
“정확한 수치는 자료를 확인해야 할 것 같습니다. 회의 후 확인해서 공유드리겠습니다.”
라고 말할 수 있습니다.
현재 알고 있는 내용과 확인이 필요한 부분을 구분하는 방법도 있습니다.
“제가 확인한 일정은 금요일인데 변경 여부는 다시 확인해서 정확하게 말씀드리겠습니다.”
아는 척하는 것보다 어디까지 알고 있는지를 정확하게 말하는 것이 업무에서는 더 안전합니다.
갑자기 의견을 물어보면 ‘생각 + 이유’로 답하세요
회의 중 갑자기
“○○님은 어떻게 생각하세요?”
라는 질문을 받을 수 있습니다.
이럴 때 완벽한 답을 만들어야 한다고 생각하면 오히려 말하기 어려워집니다.
자신이 판단할 수 있는 범위에서 생각 하나와 이유 하나만 말해도 충분합니다.
예를 들어 두 가지 디자인을 비교하는 상황이라면,
“저는 B안이 더 적합해 보입니다. 이번 프로모션에서 강조하는 할인 문구가 A안보다 먼저 보이기 때문입니다.”
라고 말할 수 있습니다.
구조는 간단합니다.
내 의견 → 그렇게 생각한 이유
“저도 B안이 좋은 것 같습니다.”
로 끝내는 것보다 한 문장이라도 이유를 붙이면 어떤 기준으로 의견을 냈는지 알 수 있습니다.
아직 판단하기 어렵다면 그렇게 말해도 됩니다
모든 안건에 바로 의견을 낼 수 있는 것은 아닙니다.
업무 배경을 충분히 모르거나 판단에 필요한 자료가 없는 상황도 있습니다.
그럴 때 억지로 찬성이나 반대를 선택하지 않아도 됩니다.
예를 들어,
“현재 정보만으로는 어느 안이 더 적합한지 판단하기 어려운 것 같습니다. 예상 비용까지 확인하면 비교하기 쉬울 것 같습니다.”
라고 말할 수 있습니다.
또는,
“해당 업무를 제가 아직 충분히 파악하지 못해서 지금 바로 의견을 드리기보다는 관련 자료를 확인해보겠습니다.”
라고 설명할 수도 있습니다.
중요한 것은 말을 피하는 것이 아니라 왜 지금 판단하기 어려운지를 짧게 설명하는 것입니다.
질문은 현재 논의와 연결되는 내용부터 하세요
회의를 듣다 보면 궁금한 점이 계속 생길 수 있습니다.
하지만 모든 질문을 그 자리에서 해야 하는 것은 아닙니다.
현재 논의 중인 결정을 위해 지금 확인해야 하는 내용이라면 회의 중 질문하는 게 자연스럽습니다.
예를 들어,
“한 가지 확인하고 싶습니다. 프로모션 시작일이 9월 15일로 변경되면 디자인 최종 마감도 함께 변경되는 걸까요?”
처럼 현재 안건과 직접 연결해서 질문할 수 있습니다.
반면 개인적으로 궁금한 세부사항이거나 회의 결론과 관계없는 내용은 메모해두었다가 회의 후 따로 확인하는 편이 나을 수도 있습니다.
질문이 떠올랐을 때는
‘이 답이 지금 회의의 결정에 필요한가?’
를 먼저 생각해보세요.
다른 사람의 말을 끊지 않고 발언 타이밍을 잡으세요
말하고 싶은 내용이 떠올라도 다른 사람이 이야기하는 도중 바로 끼어들 필요는 없습니다.
발언이 끝날 때까지 기다렸다가 자연스럽게 이어갈 수 있습니다.
예를 들어,
“방금 말씀하신 일정과 관련해서 한 가지 확인할 내용이 있습니다.”
“말씀하신 의견에 한 가지 덧붙이고 싶은 부분이 있습니다.”
처럼 시작하면 됩니다.
하고 싶은 말을 잊을 것 같다면 키워드만 메모해두세요.
온라인 회의에서는 회사에서 사용하는 손들기 기능이나 채팅 등 정해진 방식을 활용할 수도 있습니다.
반대 의견은 사람보다 업무 기준을 중심으로 말하세요
회의에서는 의견이 다를 수 있습니다.
신입사원이라고 해서 항상 선배의 의견에 동의해야 하는 것은 아닙니다.
다만 반대 의견을 말할 때 상대방의 의견 자체를 바로 부정하기보다 내가 우려하는 업무 기준을 설명하는 편이 좋습니다.
예를 들어,
“그건 아닌 것 같습니다.”
보다는,
“말씀하신 방향도 가능한데 일정 측면에서 한 가지 확인이 필요할 것 같습니다.”
라고 시작할 수 있습니다.
그리고 이유를 붙입니다.
“현재 디자인 수정에 이틀 정도 필요한 상황이라 금요일 출시 일정에는 다소 촉박할 수 있습니다.”
이렇게 말하면 사람과 의견을 분리할 수 있습니다.
일정, 비용, 데이터, 고객 요구사항처럼 확인할 수 있는 기준을 중심으로 설명하면 훨씬 자연스럽습니다.
회의에서 바로 사용할 수 있는 발언 예시
회의에서 갑자기 말을 해야 할 때는 상황에 따라 아래 표현을 활용할 수 있습니다.
진행 상황을 물어봤을 때
“현재 초안까지 완료했고 오늘 오후에 수치를 다시 확인한 뒤 내일 오전까지 최종본을 전달할 예정입니다.”
정확히 모르는 내용을 질문받았을 때
“해당 수치는 정확한 자료를 확인해야 할 것 같습니다. 회의 후 확인해서 공유드리겠습니다.”
의견을 요청받았을 때
“저는 A안이 더 적합하다고 생각합니다. 기존 자료와 비교하기 쉽다는 점이 가장 큰 이유입니다.”
판단할 정보가 부족할 때
“현재 정보만으로 판단하기에는 확인할 부분이 있습니다. 비용까지 확인한 뒤 의견을 드려도 될까요?”
다른 사람의 의견에 덧붙일 때
“말씀하신 내용에 한 가지 추가하면 현재 일정상 수정 기간도 같이 고려해야 할 것 같습니다.”
반대 의견을 조심스럽게 전달할 때
“말씀하신 방향도 가능하지만 일정 측면에서는 한 가지 우려되는 부분이 있습니다. 현재 수정에 이틀 정도 필요한 상황입니다.”
문장을 그대로 외울 필요는 없습니다.
상황에 맞게 핵심 내용만 바꿔 사용하면 됩니다.
회의가 끝나기 전에 내가 해야 할 일을 확인하세요
회의에서 잘 말하는 것만큼 중요한 것이 회의가 끝난 뒤 무엇을 해야 하는지 정확하게 아는 것입니다.
특히 자신과 관련된 내용은 바로 메모해두세요.
내가 맡은 업무
마감일
결정된 기준
추가 확인할 내용
다음 보고 또는 회의 일정
예를 들어,
업무: 프로모션 B안 수정
마감: 9월 8일
추가 확인: 최종 광고 문구
다음 확인: 9월 9일 시안 검토
처럼 남길 수 있습니다.
회의가 끝난 뒤 기억에 의존하는 것보다 바로 정리해두는 편이 정확합니다.
처음 회의에 참석한다면 이 정도만 확인해도 충분합니다
회의 전에 안건과 관련 자료를 확인했는가?
내 담당 업무의 현재 상황을 설명할 준비가 되어 있는가?
발언할 때 핵심부터 말했는가?
모르는 내용을 추측해서 답하지 않았는가?
의견을 말할 때 이유를 한 가지 덧붙였는가?
다른 사람의 발언을 끊지 않았는가?
회의 후 내가 해야 할 업무와 마감일을 기록했는가?
처음부터 모든 회의 예절을 완벽하게 익힐 필요는 없습니다.
이 정도를 반복하다 보면 팀에서 회의가 어떻게 진행되고 어느 순간에 말을 해야 하는지 자연스럽게 익숙해집니다.
회의에서는 말을 많이 하는 것보다 필요한 말을 정확하게 하세요
회의에 처음 참석하면 적극적으로 보이기 위해 무언가를 계속 말해야 할 것처럼 느껴질 수 있습니다.
하지만 회의의 목적은 누가 가장 많이 말했는지를 확인하는 것이 아닙니다.
업무 상황을 공유하고, 필요한 문제를 확인하고, 앞으로의 행동을 결정하는 자리입니다.
신입사원이라면 회의를 주도하려고 하기보다 자신의 업무와 관련된 내용이 나왔을 때 정확하게 답하는 것부터 시작하면 됩니다.
모르는 것은 확인이 필요하다고 말하고, 의견을 요청받았다면 자신의 생각과 이유를 짧게 전달하세요.
그리고 회의가 끝난 뒤에는 결정된 내용과 내가 해야 할 일을 확인해두면 됩니다.
회의 내용을 어떻게 정리해야 할지 어렵다면 ‘신입사원 회의록 작성법, 처음 회의록 쓸 때 꼭 알아야 할 정리 방법’ 글도 함께 참고해보세요.
상사에게 업무 상황을 어떤 순서로 설명해야 할지 어렵다면 ‘상사에게 보고하는 방법, 신입사원이 알아야 할 업무 보고 기본 원칙 7가지’ 글도 같이 확인해보면 좋습니다.
※ 실제 회의 진행 방식과 발언 순서, 회의 예절은 회사의 조직문화, 직무, 팀의 업무 방식 및 회의 성격에 따라 달라질 수 있습니다. 회사나 팀에서 별도의 회의 규칙을 운영한다면 해당 기준을 우선하세요.